4.1 Hoe ben ik transparant naar de betrokkenen van mijn onderzoek?

Het informeren van de personen waarvan persoonsgegevens verwerkt worden is één van de basisprincipes van de AVG (‘transparantie’). Het is hierbij belangrijk om deze informatie op een beknopte, transparante, begrijpelijke en gemakkelijk toegankelijke vorm en in duidelijke en eenvoudige taal te communiceren naar de betrokkenen.

De AVG maakt een onderscheid tussen situatie waarbij de persoonsgegevens bij de betrokkenen zelf verzameld worden en wanneer deze gegevens niet van de betrokkenen zelf verkregen zijn.

Indien je als onderzoeker zelf persoonsgegevens verzamelt, is het belangrijk om volgende informatie mee te geven aan de betrokkenen:

• Contactgegevens van de onderzoeker/promotor (en de DPO van de instelling)
• Het doel waarvoor hun persoonsgegevens verwerkt zullen worden
• De wettelijke basis voor de verwerking van hun persoonsgegevens (zie 2.2)
• Indien de verwerking gebaseerd is op de rechtsgrond ‘gerechtvaardigde belangen’: een argumentatie van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke
• Indien de verwerking gebaseerd is op de rechtsgrond ‘toestemming’: de vermelding dat de betrokkene het recht heeft de toestemming ten allen tijde in te trekken
• De personen of organisaties waarmee de persoonsgegevens gedeeld zullen worden
• Of er een transfer zal gebeuren van hun persoonsgegevens naar een derde land of een internationale organisatie. Indien er een transfer plaatsvindt, moet aangegeven worden welke waarborgen genomen worden om de privacy van de betrokkenen te beschermen (zie 2.7)
• Hoe lang de persoonsgegevens bewaard zullen worden (zie 5.1)
• Wat de rechten van de betrokken zijn en hoe deze uitgeoefend kunnen worden
• Dat de betrokkenen het recht heeft om klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit

Indien de persoonsgegevens die je gebruikt in je onderzoek niet rechtstreeks van de betrokkenen verkregen zijn (dwz. bij verder verwerking, zie 2.3), moet je daarnaast nog de volgende informatie meegeven:

• De bron waar de persoonsgegevens vandaan komen
• Indien van toepassing: het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming

Indien het bij verdere verwerking van persoonsgegevens onmogelijk is of onevenredig veel inspanning vraagt om de betrokkenen te informeren, laat de AVG toe dat de betrokkenen niet rechtstreeks geïnformeerd worden. Het is in dit geval als onderzoeker wel belangrijk om inspanningen te doen om de informatie op een andere manier openbaar te maken. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren door een mededeling in een krant met een link naar een website, de media, of een vermelding op de website van het project, de instelling of via andere gangbare communicatiekanalen. De afwijking op deze vereiste voor het verstrekken van informatie moet wel duidelijk gemotiveerd worden in het register.